1. Champ d'application et documents contractuels

1.1 Les présentes conditions générales de vente (CGV) s’appliquent à l’ensemble des offres, formulaires de commande, abonnements, licences, services de type « Software-as-a-Service, de cloud, d’hébergement, d’assistance, de maintenance, de mise en œuvre, de configuration, d’interfaces, d’échange de données, de gestion de documents, de logiciels liés aux douanes et de toutes autres prestations connexes que la société K&S Informatik Schweiz GmbH (le « Prestataire ») fournit à des clients professionnels (le « Client »).

1.2 Les présentes CGV s’appliquent exclusivement aux relations commerciales entre entreprises (B2B). Le prestataire ne propose pas aux consommateurs les logiciels et prestations visés par les présentes CGV, sauf accord explicite prévu dans un contrat écrit distinct.

1.3 Les conditions générales de vente, les conditions d’achat, conditions d’appel d’offres, codes des fournisseurs ou conditions types similaires du client ne s’appliquent pas, même s’il y est fait référence dans une commande, un portail fournisseurs, un e-mail, un document de réception ou toute autre communication, sauf si le prestataire les accepte expressément par écrit.

1.4 Les documents contractuels comprennent : (a) le contrat ou le bon de commande signé individuellement ; (b) l’accord de traitement des données (DPA) applicable, mais uniquement pour les questions relatives au traitement des données à caractère personnel ; (c) du cahier des charges, des spécifications techniques ou des conditions spécifiques au produit ; (d) de l’accord de niveau de service (SLA) applicable ; (e) des présentes CGV ; et (f) des autres annexes ou directives incorporées par référence.

1.5 En cas de contradiction, les documents prévalent dans l’ordre indiqué au paragraphe 1.4, sauf si le document concerné prévoit expressément un autre ordre de priorité. Un document traitant d’un sujet plus spécifique prévaut, pour ce sujet, sur un document plus général.

1.6 Les références à la forme écrite incluent les signatures électroniques qualifiées, les signatures électroniques acceptées par le prestataire et les courriers électroniques, sauf si le droit impératif exige une forme plus stricte ou si la clause concernée prévoit expressément le contraire.

2. Définitions

2.1 Le terme « logiciel » désigne le logiciel, la plateforme, les modules, les applications, les interfaces, les API, les applications web, les environnements cloud, la documentation et les composants associés du prestataire mis à la disposition du client, y compris KS loggPRO, AppLoggPRO.net ainsi que les modules ou fonctions relatifs à la logistique, aux douanes, à la documentation de transport, à l’échange de données, à la gestion documentaire et aux processus associés, tels que convenus dans le bon de commande ou dans le cahier des charges.

2.2 Prestations désigne l’ensemble des prestations contractuelles du prestataire, y compris le SaaS, les logiciels sous licence, l’hébergement, les services cloud, la mise en œuvre, la configuration, la migration des données, les interfaces, l’assistance, la maintenance, la formation, le conseil, le développement sur mesure et les services gérés.

2.3 Les « données client » désignent l’ensemble des données, documents, informations, fichiers, dossiers, données d’expédition, données d’adresse, données douanières, données fiscales, factures, données comptables, documents de transport, fichiers XML/EDI/CSV, données de base et autres contenus qui sont soumis, téléchargés, générés ou traités par le client ou pour le compte de celui-ci via le logiciel ou les services.

2.4 Les « services tiers » désignent les logiciels, plateformes, API, sources de données, hébergeurs, fournisseurs de services cloud, services de télécommunications, services de messagerie électronique, services de cartographie, autorités douanières, systèmes publics, systèmes ERP/WMS/comptables et autres systèmes externes qui ne sont pas contrôlés par le prestataire.

2.5 Les « informations confidentielles » désignent toutes les informations non publiques à caractère technique, commercial, financier, juridique, opérationnel, sécuritaire et commercial qu’une partie divulgue à l’autre dans le cadre du contrat.

3. Conclusion du contrat et processus de commande

3.1 Un contrat est conclu lorsque le client accepte l’offre ou le formulaire de commande du prestataire par écrit, par voie électronique, via un processus d’acceptation en ligne ou lors de la première utilisation du logiciel, après avoir eu la possibilité suffisante d’examiner les documents contractuels applicables.

3.2 Le prestataire peut refuser des demandes de conclusion de contrat, des commandes ou des extensions, notamment s’il existe des doutes justifiés concernant la solvabilité, la conformité, la sécurité, le contrôle des exportations, les sanctions, l’utilisation licite ou la faisabilité technique.

3.3 Les commandes émises par le client sont considérées uniquement comme des documents administratifs. Elles ne modifient pas le contrat, sauf si elles sont expressément acceptées par écrit par le fournisseur.

3.4 Le client s’assure que toute personne acceptant en son nom une offre, un bon de commande ou des conditions générales en ligne est dûment habilitée à le faire.

4. Objet du contrat et étendue des prestations

4.1 Le prestataire fournit des solutions logicielles et les prestations associées pour la logistique du transport, les processus douaniers et commerciaux, la gestion des envois et des dossiers, l’échange électronique de données, les interfaces douanières, la gestion des documents, l’archivage, la création de factures et de documents, le reporting et les processus métier connexes.

4.2 En fonction de la commande convenue, les prestations peuvent inclure des modules ou des fonctionnalités pour e-dec, ATLAS, PASSAR, AppLoggPRO.net, les processus d'entrepôts douaniers ouverts, l’importation EDI/XML/CSV, le transfert des montants douaniers et fiscaux, le stockage dans un système de gestion documentaire (DMS), ONE PDF, le tri et l’envoi de documents, des interfaces avec des systèmes ERP/WMS/comptables et d’autres processus liés à la logistique.

4.3 L’étendue exacte, la configuration, les modules, les limites d’utilisation, les frais, les niveaux de service et les responsabilités sont définis dans le formulaire de commande applicable, dans la description des prestations, dans le cahier des charges, dans le SLA et dans les autres annexes convenues.

4.4 Sauf convention contraire expressément stipulée dans un contrat de services professionnels écrit distinct, le prestataire fournit exclusivement des outils, des logiciels et des prestations techniques. Le prestataire n’agit pas en tant qu’agent en douane, transitaire, conseiller fiscal, conseiller juridique, déclarant, importateur, exportateur ou opérateur responsable ; il ne vérifie pas la conformité juridique, douanière, fiscale ou commerciale des données du client ou des résultats, et n’assume aucune responsabilité concernant les déclarations, formulaires, factures, documents de transport, documents douaniers, classifications tarifaires, valeurs, déclarations d’origine, autorisations, agréments ou dépôts.

4.5 Le client reste seul responsable de vérifier si le logiciel et les prestations sont adaptés à ses processus métier, à son environnement informatique, à ses obligations légales, à ses obligations réglementaires, à ses procédures douanières, à ses obligations d’archivage et à ses contrôles internes.

4.6 Dans la mesure où le logiciel ou les prestations comprennent des fonctions de gestion de documents, de stockage, d’archivage ou de consultation, le prestataire fournit exclusivement des fonctionnalités techniques. Sauf convention contraire expresse, le prestataire ne garantit pas que la configuration choisie par le client réponde à des exigences spécifiques en matière de conservation légale, de preuve, d’audit, de fiscalité, de douane, de comptabilité ou d’archivage propres au secteur d’activité.

4.7 Sauf accord écrit explicite, les plans de mise en œuvre, les plans de projet, les jalons, les dates cibles, les dates de mise en service et les dates de livraison sont des estimations et ne constituent pas des délais contraignants.

5. Modifications, mises à jour et perfectionnement

5.1 Le prestataire est autorisé à assurer la maintenance, à améliorer, à mettre à jour, à modifier, à remplacer ou à perfectionner le logiciel et les prestations, y compris les interfaces utilisateur, les flux de travail, les fonctions de sécurité, les API, interfaces, des modalités d’hébergement et de l’infrastructure, pour autant que ces modifications ne réduisent pas de manière significative l’ensemble des fonctionnalités essentielles du service concerné, telles que convenues contractuellement.

5.2 Le prestataire est autorisé à apporter à tout moment les modifications rendues nécessaires par la législation, les exigences de sécurité, les normes techniques, les systèmes douaniers ou administratifs, les prestations de tiers, les exigences en matière de protection des données ou des impératifs opérationnels.

5.3 Dans la mesure où cela est raisonnablement possible, le prestataire informe le client à l’avance des modifications importantes susceptibles d’avoir une incidence significative sur l’utilisation du logiciel par le client.

5.4 Le prestataire n’est pas tenu de maintenir indéfiniment les versions obsolètes, les interfaces, les systèmes d’exploitation, les navigateurs ou les prestations de tiers. L’assistance pour les versions héritées peut être interrompue après un préavis raisonnable.

6. Droits d’utilisation

6.1 Sous réserve du paiement de tous les frais applicables et du respect du contrat, le prestataire accorde au client, pour la durée du contrat concerné, un droit non exclusif, non transférable, non sous-licenciable et limité dans le temps, d’accéder au logiciel et de l’utiliser exclusivement à des fins commerciales internes du client et dans les limites d’utilisation convenues. Ce droit ne peut être suspendu ou résilié que conformément au contrat.

6.2 L’étendue de l’utilisation peut être limitée en fonction du nombre d’utilisateurs, d’utilisateurs nommément désignés, d’entreprises, de sites, de modules, de transactions, d’espace de stockage, API, interfaces, dossiers, connexions, documents, environnements, pays, sociétés affiliées, périodes ou d’autres paramètres définis dans le bon de commande ou dans le cahier des charges.

6.3 Les sociétés affiliées du client ne sont autorisées à utiliser le logiciel que si elles sont expressément incluses dans le formulaire de commande. Le client est responsable de tous les actes et omissions de ses sociétés affiliées, collaborateurs, sous-traitants, prestataires de services et utilisateurs au même titre que de ses propres actes et omissions.

6.4 Le client ne doit pas, ni lui-même ni par l’intermédiaire de tiers : (a) copier, modifier, adapter, traduire, décompiler, désassembler, rétroconcevoir le logiciel ou tenter de toute autre manière de déduire le code source, sauf dans la mesure où le droit impératif l’autorise expressément ; (b) concéder le logiciel en sous-licence, le louer, le céder en crédit-bail, le revendre, le distribuer, le rendre accessible ou le mettre à la disposition de tiers de quelque manière que ce soit ; (c) exploiter le logiciel pour le compte de tiers en tant que prestataire de services, prestataire d’externalisation ou fournisseur de plateforme sans autorisation écrite ; (d) utiliser le logiciel pour développer, former ou améliorer un produit ou un service concurrent ; (e) supprimer ou modifier les mentions relatives aux droits de propriété intellectuelle ; (f) contourner les restrictions techniques, les mécanismes de sécurité, les contrôles d’accès ou les contrôles de licence ; (g) effectuer des tests d’intrusion, des analyses de vulnérabilité, des tests de charge ou des tests de performance sans autorisation écrite préalable ; (h) utiliser des outils automatisés, des bots, des mécanismes de scraping ou effectuer un nombre excessif de requêtes API d’une manière susceptible de nuire à la stabilité, à la sécurité ou aux performances ; ou (i) utiliser le logiciel en violation de la législation applicable, des droits de tiers ou des exigences relatives à l’utilisation autorisée.

6.5 Le prestataire est en droit de vérifier le respect des restrictions d’utilisation par des moyens techniques et, après préavis raisonnable, en demandant les informations raisonnablement nécessaires à cette vérification. Si un contrôle révèle une sous-licence ou une utilisation excessive, le client est tenu de payer sans délai les frais supplémentaires correspondants ainsi que les frais de contrôle raisonnables.

7. Propriété intellectuelle et résultats des travaux

7.1 Tous les droits de propriété intellectuelle relatifs au logiciel, à la plateforme, au code source, au code objet, à la documentation, aux interfaces, API, modèles de données, bases de données, conceptions, modèles, configurations, flux de travail, savoir-faire, méthodes, algorithmes, composants standard, mises à jour, mises à niveau, améliorations et développements ultérieurs restent la propriété exclusive du Prestataire ou de ses concédants de licence.

7.2 Le client n’acquiert que les droits d’utilisation expressément accordés dans le contrat. Aucun droit de propriété, droit d’auteur, code source, brevet, marque, base de données ou autre droit de propriété intellectuelle n’est cédé au client.

7.3 Sauf convention contraire expresse et écrite, l’ensemble des développements, améliorations, configurations, adaptations, interfaces, mappages, rapports, modèles, scripts, formulaires, flux de travail, connecteurs, règles de conversion et autres résultats de travail créés par ou pour le prestataire en rapport avec le logiciel ou les prestations appartiennent au prestataire. Le client ne bénéficie que d’un droit d’utilisation de ces résultats de travail, dans la mesure où cela est nécessaire à l’utilisation du logiciel conformément au contrat.

7.4 Le prestataire est autorisé à réutiliser, pour d’autres clients, le savoir-faire général, l’expérience, les méthodes, les idées, les concepts, composants standard, des configurations génériques, des développements non spécifiques au client ainsi que des conclusions anonymisées ou agrégées issues des prestations, à condition de ne pas divulguer d’informations confidentielles du client ni de données client sous une forme identifiable.

7.5 Le prestataire est autorisé à utiliser librement, sans restriction ni rémunération, les commentaires, suggestions, idées ou recommandations du client.

8. Données du client et responsabilité en matière de données

8.1 Les données du client restent sous la responsabilité et le contrôle du client. Dans le cadre des relations entre les parties, le client conserve tous les droits sur les données du client, sous réserve des droits du prestataire nécessaires à la fourniture, à la sécurisation, à la maintenance, à l'assistance et à la documentation du logiciel et des prestations, ainsi qu'au traitement des données techniques, opérationnelles et d'utilisation conformément au paragraphe 8.5.

8.2 Le client accorde au prestataire et à ses sous-traitants le droit non exclusif d’héberger, de traiter, de transmettre, de stocker, de reproduire, d’afficher et d’utiliser les données du client, dans la mesure où cela est nécessaire pour fournir le logiciel et les services, assurer l’assistance, garantir la sécurité, effectuer des sauvegardes, résoudre des problèmes, respecter les obligations légales, faire respecter le contrat et protéger les systèmes.

8.3 Le client est seul responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité, de la légalité, de la qualité, de l’actualité et de l’adéquation des données client, ainsi que de l’obtention de l’ensemble des droits, autorisations, consentements, agréments et bases juridiques nécessaires à leur traitement et à leur transmission.

8.4 Le client est tenu de vérifier et de valider l’ensemble des résultats générés par le logiciel – y compris les données douanières, les déclarations, les documents de transport, les factures, les fichiers PDF, les rapports, les calculs, les statistiques, mappages, fichiers d’importation et d’exportation – avant de s’y fier ou de les transmettre aux autorités, aux clients, aux transporteurs ou à d’autres tiers.

8.5 Le prestataire est autorisé à traiter les données techniques, opérationnelles et d’utilisation, les journaux, les métadonnées, les données de performance et les données de sécurité à des fins d’exploitation, de sécurité, de dépannage, de facturation, de conformité, d’analyse et d’amélioration du logiciel et des services. Les données clients ne peuvent être utilisées à des fins d’analyse ou d’amélioration des produits que sous forme agrégée ou anonymisée, sauf disposition contraire prévue dans l’accord sur le traitement des données (DPA) ou dans tout autre accord écrit. Dans la mesure où ces données contiennent des données à caractère personnel, le DPA et la législation applicable en matière de protection des données s’appliquent.

8.6 Dans la mesure où le logiciel comprend des fonctions d’assistance basées sur l’IA, générées automatiquement ou automatisées, les résultats peuvent être incomplets, obsolètes ou inexacts. Le client reste responsable de vérifier, de valider et d’approuver l’ensemble des résultats avant de les utiliser dans le cadre de ses activités opérationnelles, de les transmettre aux autorités ou à des tiers, ou de s’y fier pour prendre des décisions juridiques, douanières, fiscales, comptables, de conformité commerciale ou commerciales.

9. Obligations du client

9.1 Le client met en place à ses frais et assure la maintenance de l’ensemble de l’infrastructure technique nécessaire à l’accès et à l’utilisation du logiciel, y compris l’accès à Internet, les appareils, les navigateurs, les systèmes d’exploitation, les réseaux, systèmes de messagerie électronique, imprimantes, scanners, certificats, identifiants, règles de pare-feu et systèmes tiers, dans la mesure où ceux-ci ne sont pas expressément inclus dans les prestations.

9.2 Le client assure la sécurité des identifiants d’accès, des certificats, des clés, des jetons API et des comptes, et les protège contre tout accès non autorisé. Le client informe immédiatement le prestataire de toute perte présumée, de toute compromission, de toute utilisation abusive ou de tout accès non autorisé.

9.3 Le client fournit toute la coopération, les informations, les accès, les données de test, les données de base, les descriptions d’erreurs, les captures d’écran, les fichiers journaux, les décisions, les autorisations et le personnel qualifié dont le prestataire a raisonnablement besoin. Les retards dus à une coopération manquante, incomplète, tardive ou erronée ne peuvent être imputés au prestataire.

9.4 Le client se conforme à l’ensemble des lois, réglementations et exigences administratives applicables dans le cadre de l’utilisation du logiciel et des prestations, y compris les exigences en matière de douanes, de conformité commerciale, de sanctions, de contrôle des exportations, de protection des données, de comptabilité, de fiscalité, d’archivage, de droit du travail, de transport et de marchandises dangereuses.

9.5 Le client ne doit pas télécharger ni traiter de contenus illicites, préjudiciables, contrefaisants, excessifs ou compromettant la sécurité, et ne doit pas utiliser le logiciel d’une manière susceptible de nuire, de perturber, de surcharger ou de compromettre le logiciel, les services, les systèmes du prestataire, d’autres clients ou des tiers.

9.6 Dans la mesure où le client utilise le logiciel pour se connecter à des services de tiers, à des autorités ou à des systèmes publics, il lui incombe d’obtenir et de maintenir tous les comptes, inscriptions, autorisations, certificats, procurations et droits d’accès nécessaires, sauf accord contraire explicite.

10. Prix, facturation et paiement

10.1 Les frais sont indiqués dans l’offre, le bon de commande, la description des prestations ou la liste de prix correspondants. Sauf indication contraire, tous les montants s’entendent en francs suisses (CHF), hors TVA, retenues à la source, droits de douane, taxes et frais.

10.2 Les honoraires récurrents sont payables d'avance pour la période de facturation convenue. Les honoraires liés à l'utilisation, liés à un projet, calculés en fonction du temps et des efforts engagés, ainsi que ceux liés aux frais, sont facturés a posteriori, sauf accord contraire.

10.3 Les factures sont payables sans déduction dans un délai de 30 jours à compter de la date de facturation, sauf accord contraire écrit.

10.4 En cas de retard de paiement, le prestataire peut exiger des intérêts de retard de 5 % par an ainsi que le remboursement des frais de recouvrement raisonnables. Si, après un rappel écrit, le client reste en retard de paiement pendant plus de 10 jours, le prestataire peut suspendre l’accès au logiciel et aux prestations jusqu’au paiement intégral de toutes les sommes dues. Le client reste tenu de payer les frais pendant toute la durée d’une suspension résultant de son retard de paiement.

10.5 Le client ne peut compenser des créances que si celles-ci sont incontestées ou ont été constatées par une décision ayant force de chose jugée. Le client ne peut retenir des paiements en raison de défauts allégués qui n’empêchent pas de manière significative l’utilisation du logiciel.

10.6 Le prestataire peut ajuster les frais récurrents une fois par année civile moyennant un préavis d’au moins 60 jours, notamment pour tenir compte des variations des salaires, de l’inflation, des taux de change, des coûts d’hébergement, des coûts liés aux prestataires tiers, des exigences réglementaires, des exigences des autorités douanières, des exigences de sécurité ou du développement de produits. Si l’augmentation relative au service récurrent concerné dépasse 10 % au cours d’une année contractuelle, le client peut résilier le service en question à la date d’entrée en vigueur de l’augmentation, en le déclarant par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la notification, à condition que cette augmentation ne résulte pas d’une utilisation supplémentaire, de modifications de l’étendue des prestations, de taxes, de redevances ou de frais de prestataires tiers répercutés sur le client.

10.7 Les utilisateurs supplémentaires, modules, espaces de stockage, transactions, interfaces, environnements, développements spécifiques au client, travaux de configuration, une assistance dépassant le cadre convenu, des migrations de données, des modifications réglementaires et des modifications chez des tiers peuvent faire l’objet d’une facturation séparée aux tarifs en vigueur du prestataire, dans la mesure où ils ne sont pas expressément inclus dans les frais convenus.

11. Disponibilité, assistance et niveaux de service

11.1 Le prestataire déploie des efforts économiquement raisonnables pour mettre à disposition les prestations SaaS et cloud applicables conformément au SLA convenu. La disponibilité, les horaires d’assistance, les catégories d’incidents, les objectifs de réponse, les crédits de service, les fenêtres de maintenance et les exclusions sont régis par le SLA.

11.2 Le client reconnaît qu’une disponibilité sans interruption ni erreur ne peut être garantie et que la disponibilité peut être affectée par la maintenance, les mesures d’urgence, les prestations de tiers, les connexions Internet, les télécommunications, l’infrastructure du client, les systèmes des autorités, les cas de force majeure et des circonstances échappant au contrôle raisonnable du prestataire.

11.3 L’assistance comprend le soutien en cas de problèmes logiciels reproductibles, dans les limites convenues. Sauf convention contraire expresse, l’assistance n’inclut pas la formation spécifique au client, la correction de données, le conseil en processus métier, le conseil en matière douanière, le conseil juridique, le conseil fiscal, l’assistance pour des systèmes tiers, la résolution de problèmes liés à l’infrastructure du client, le développement spécifique au client ni l’assistance en dehors des horaires d’assistance.

11.4 Le prestataire peut effectuer des opérations de maintenance planifiées après un préavis raisonnable, dans la mesure où cela est réalisable. Le prestataire peut effectuer des opérations de maintenance d’urgence sans préavis si cela s’avère nécessaire pour des raisons de sécurité, de stabilité, de conformité légale ou pour des raisons opérationnelles urgentes.

11.5 Les crédits de service ou autres recours prévus par le SLA constituent les seuls et uniques recours du client en cas de non-respect des niveaux de service, sauf disposition contraire du droit impératif ou si le prestataire a agi de manière intentionnelle ou par négligence grave.

12. Prestations de tiers, autorités et interfaces

12.1 Le logiciel peut interagir avec des prestations de tiers, y compris les autorités douanières, les portails gouvernementaux, e-dec, ATLAS, des systèmes liés à PASSAR, des systèmes ERP, WMS et comptables, des fournisseurs EDI, des services de messagerie électronique, des serveurs SFTP, des fournisseurs de cloud, des hébergeurs, des fournisseurs de certificats et d’autres systèmes externes.

12.2 Le prestataire n’est pas responsable de la disponibilité, des performances, de la sécurité, de l’exactitude, de la légalité, de la continuité de la fourniture, de la compatibilité ou des modifications apportées aux services de tiers qui échappent à son contrôle raisonnable.

12.3 En cas de modification, de suspension ou de cessation d’un service tiers, d’une interface administrative, d’un format de données, d’une exigence en matière de certificats, d’une API, d’un protocole, d’une exigence légale ou d’une norme technique, le prestataire est en droit de procéder à des adaptations raisonnables du logiciel et des services. Les travaux supplémentaires rendus nécessaires par de telles modifications peuvent être facturés séparément, dans la mesure où ils ne sont pas expressément inclus dans l’étendue convenue.

12.4 Le prestataire n’est pas responsable des retards, erreurs, messages de refus, échecs de transmission, données incomplètes, résultats erronés ou indisponibilité causés par des services de tiers, des systèmes administratifs, les identifiants d’accès du client, des autorisations manquantes, des données client erronées, certificats, de problèmes de réseau ou de circonstances échappant au contrôle raisonnable du prestataire.

13. Protection des données et sécurité de l’information

13.1 Chaque partie respecte les lois applicables en matière de protection des données, y compris la loi suisse sur la protection des données (LPD) et, le cas échéant, le règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD).

13.2 Dans la mesure où le prestataire traite des données à caractère personnel pour le compte du client en tant que sous-traitant ou prestataire de services équivalent, les parties concluent un accord de sous-traitance (DPA) distinct. Pour les questions relatives au traitement des données à caractère personnel pour le compte du client, le DPA prévaut sur les présentes CGV.

13.3 La déclaration de confidentialité publique du prestataire décrit principalement le traitement des données en lien avec le site web du prestataire, le marketing, la communication et les interactions en ligne qui y sont associées. Elle ne remplace en aucun cas un accord de sous-traitance (DPA) pour le traitement des données du client dans le logiciel et les services.

13.4 Le client est responsable de la définition des finalités et des moyens du traitement des données client, de la licéité des données client, de l’information des personnes concernées, le cas échéant, du traitement des demandes des personnes concernées, ainsi que de la conformité de l’utilisation du logiciel et des services par le client à la législation applicable en matière de protection des données.

13.5 Le prestataire met en œuvre et maintient des mesures techniques et organisationnelles appropriées, en tenant compte de la nature des services, des risques existants, de l’état de la technique, des coûts de mise en œuvre et de la documentation de sécurité convenue. Les détails peuvent être régis dans une annexe relative aux mesures techniques et organisationnelles (TOM) / à la sécurité.

13.6 Le prestataire est autorisé à faire appel à des sous-traitants et à des sous-traitants de traitement conformément au paragraphe 16 et à l’accord sur le traitement des données (DPA). Les sous-traitants, les sites d’hébergement, les transferts transfrontaliers et les mesures de sécurité sont consignés dans l’accord sur le traitement des données (DPA), l’annexe TOM/sécurité, la liste des sous-traitants ou toute autre documentation convenue.

13.7 Le prestataire informe le client sans retard injustifié dès qu’il a connaissance d’une violation de la protection des données à caractère personnel concernant les données du client, dans la mesure où une telle notification est requise par l’accord sur le traitement des données (DPA) ou le droit applicable. La notification décrit l’incident dans la mesure où les informations sont raisonnablement disponibles et où leur divulgation est légalement autorisée.

13.8 Sauf accord contraire, le Prestataire est autorisé à accéder aux données du Client selon le principe du « besoin d’en connaître » à des fins d’assistance, de dépannage, de maintenance, de sécurité, de sauvegarde et de conformité. L’accès à des fins d’analyse ou d’amélioration des performances est limité aux données agrégées ou anonymisées, sauf disposition contraire prévue dans le DPA ou dans tout autre accord écrit.

14. Garantie

14.1 Le prestataire garantit que, lorsqu’il est utilisé conformément au contrat et à la documentation, le logiciel correspond pour l’essentiel au cahier des charges convenu.

14.2 Le prestataire ne garantit pas que le logiciel ou les services fonctionnent sans interruption, exempts d’erreurs ou de failles, qu’ils soient compatibles avec tous les systèmes, qu’ils soient adaptés à des fins qui n’ont pas été expressément convenues par écrit, ou qu’ils garantissent un succès commercial, opérationnel, financier, juridique, douanier, fiscal, réglementaire ou en matière de conformité.

14.3 Le client signale les défauts au prestataire sans retard injustifié et fournit une description suffisamment détaillée du défaut. Le prestataire peut remédier aux défauts par une correction, une solution de contournement, une mise à jour, un remplacement, une modification de configuration, des instructions appropriées ou toute autre mesure adéquate.

14.4 Le prestataire n’est pas responsable des défauts, interruptions, pertes de données ou dommages causés par : (a) une utilisation inappropriée ou non autorisée ; (b) l’infrastructure, les systèmes, les réseaux ou la connexion Internet du client ; (c) des prestations de tiers ; (d) des modifications, configurations ou intégrations effectuées par le client ou des tiers ; (e) le non-respect des exigences système, de la documentation, des obligations en matière de sécurité ou de sauvegarde ; (f) des données du client ; (g) des logiciels malveillants, des cyberattaques ou des accès non autorisés, dans la mesure où ceux-ci n’ont pas été causés par un manquement aux obligations contractuelles du prestataire ; ou (h) un cas de force majeure ou toute autre circonstance échappant au contrôle raisonnable du prestataire.

15. Responsabilité

15.1 Le prestataire engage sa responsabilité de manière illimitée en cas de faute intentionnelle, de négligence grave et pour toute autre responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée en vertu du droit impératif applicable.

15.2 Dans la mesure où le droit applicable le permet, la responsabilité totale du prestataire découlant du contrat concerné ou en rapport avec celui-ci – quel qu’en soit le fondement juridique – est limitée aux dommages directs et aux frais que le client a payés pour les prestations concernées au cours des 12 mois précédant l’événement engageant la responsabilité.

15.3 Dans la mesure où le droit applicable le permet, le prestataire n’est pas responsable des dommages indirects, consécutifs, accessoires, punitifs ou spéciaux, du manque à gagner, de la perte de chiffre d’affaires, de l’arrêt de production, de l’interruption d’activité, de la perte de fonds de commerce, atteinte à la réputation, perte d’économies escomptées, perte ou détérioration de données, sauf conformément au paragraphe 15.4, frais liés à des prestations de remplacement, réclamations de tiers, amendes, sanctions, droits de douane, charges fiscales ou mesures administratives, dans la mesure où ceux-ci n’ont pas été causés par une faute intentionnelle ou une négligence grave.

15.4 La responsabilité du prestataire en cas de perte ou d’endommagement de données est limitée aux coûts raisonnables de restauration des données à partir de la dernière sauvegarde disponible, dans la mesure où le prestataire était contractuellement responsable de cette sauvegarde. Le prestataire n’est pas responsable des pertes de données dans la mesure où celles-ci auraient pu être évitées grâce à des sauvegardes, des exportations, des contrôles ou des obligations de vérification incombant au client.

15.5 Le prestataire n’est pas responsable du contenu, de l’exactitude, de l’exhaustivité, de la légalité ou de l’actualité des données du client, des inscriptions, des formulaires, des factures, déclarations douanières, tarifications, valeurs, origines, autorisations, réponses des autorités ou des documents générés à partir des données du client.

15.6 Les limitations et exclusions de responsabilité s’appliquent également aux organes, dirigeants, collaborateurs, sociétés affiliées, sous-traitants, concédants de licence et fournisseurs du prestataire.

15.7 Les recours prévus dans le SLA, y compris les crédits de service, constituent les seuls et uniques recours du client en cas de non-respect des niveaux de service, sauf disposition contraire du droit impératif ou si le prestataire a agi de manière intentionnelle ou par négligence grave.

16. Sous-traitants et sociétés affiliées

16.1 Le prestataire est autorisé à faire appel à des sous-traitants, des hébergeurs, des fournisseurs de services cloud, des fournisseurs de logiciels, des consultants, prestataires d’assistance et des sociétés liées, y compris les sociétés du groupe, pour remplir ses obligations contractuelles, à condition que K&S Informatik Schweiz GmbH reste la seule société prestataire contractuelle et assume la responsabilité vis-à-vis du client quant à la bonne exécution de ses obligations.

16.2 Dans la mesure où des sous-traitants traitent des données à caractère personnel pour le compte du client, le DPA s’applique.

16.3 Le prestataire est autorisé à remplacer des sous-traitants, à condition que cela n’entraîne pas une réduction significative du niveau de service ou du niveau de sécurité convenu. Les droits spécifiques d’information, d’opposition ou d’autorisation concernant les sous-traitants sont régis par l’accord sur le traitement des données (DPA).

17. Suspension

17.1 Le prestataire est en droit de suspendre, en tout ou en partie, l’accès du client au logiciel ou aux prestations si : (a) le client est en retard de paiement après avoir reçu une mise en demeure ; (b) le client enfreint les restrictions d’utilisation ou les obligations de sécurité ; (c) la suspension est nécessaire pour protéger le logiciel, les services, les systèmes du prestataire, d’autres clients ou des tiers ; (d) l’utilisation par le client est illégale, abusive, excessive ou préjudiciable ; (e) la suspension est nécessaire en vertu de la loi, d'une décision administrative, d'une demande d'un fournisseur tiers ou d'un incident de sécurité ; ou (f) les identifiants d'accès, les certificats ou les systèmes semblent avoir été compromis.

17.2 Dans la mesure où cela est raisonnablement possible, le prestataire informe le client avant toute suspension et lui donne la possibilité de remédier à la situation. En cas d’urgence, notamment en présence de risques liés à la sécurité, à la législation ou à l’exploitation, aucun préavis n’est requis.

17.3 Le prestataire limite la suspension à ce qui est raisonnablement nécessaire et rétablit l’accès dès que la cause de la suspension a été éliminée. Les frais restent dus pendant une suspension causée par le client.

18. Durée, renouvellement et résiliation

18.1 La durée du contrat est indiquée dans le formulaire de commande ou le contrat individuel correspondant. Si aucune durée initiale n’est fixée, la durée initiale du contrat est de 12 mois à compter de la date de début.

18.2 Sauf convention contraire, le contrat est automatiquement renouvelé pour une période supplémentaire de 12 mois, à moins qu’une des parties ne résilie le contrat par écrit avec un préavis d’au moins 30 jours avant la fin de la période contractuelle en cours.

18.3 Un contrat portant sur des prestations fournies mensuellement peut être résilié avec un préavis de 30 jours à la fin d’un mois civil, pour autant que cela soit expressément stipulé dans le bon de commande.

18.4 Chaque partie peut résilier le contrat pour motif grave avec effet immédiat si la poursuite du contrat jusqu’à la prochaine date de résiliation ordinaire est inacceptable. Constituent notamment des motifs graves : une violation substantielle du contrat qui n’est pas corrigée dans un délai de grâce raisonnable, des retards de paiement répétés, une utilisation abusive du logiciel, une faille de sécurité grave, une insolvabilité, une utilisation illicite ou une violation des droits à la confidentialité, à la protection des données ou de la propriété intellectuelle.

18.5 La résiliation d’un service n’entraîne pas automatiquement la résiliation d’autres services, dans la mesure où les services restants peuvent raisonnablement être utilisés de manière indépendante ou sauf accord contraire des parties.

18.6 La résiliation met fin au droit du client d’accéder au logiciel et aux prestations concernés et de les utiliser, sous réserve d’une assistance de transition ou d’exportation convenue.

19. Sortie, exportation des données et suppression

19.1 Sur demande formulée avant la résiliation du contrat ou dans les 30 jours qui suivent, le prestataire met à la disposition du client une exportation appropriée des données du client dans un format standard ou convenu, dans la mesure où cela est techniquement faisable et sous réserve du paiement de tous les frais dus.

19.2 L’assistance supplémentaire à la résiliation, la migration des données, les exportations spécifiques au client, l'extraction d'archives, la conversion, l'assistance pour des systèmes tiers ou un accès prolongé après la résiliation du contrat peuvent être facturés séparément aux tarifs en vigueur du prestataire, dans la mesure où ils ne sont pas expressément inclus dans le bon de commande.

19.3 À l’expiration du délai d’exportation, le prestataire est en droit de supprimer ou d’anonymiser les données du client conformément au contrat, au DPA, à la politique de conservation/suppression et au droit applicable. Les copies de sauvegarde peuvent être conservées pendant la durée de conservation applicable et seront supprimées ou écrasées dans le cadre du fonctionnement normal du système.

19.4 Le prestataire est autorisé à conserver les données du client et les données contractuelles dans la mesure où cela est nécessaire pour se conformer aux dispositions légales, à des intérêts légitimes en matière de preuve, à des fins de comptabilité, d’audit, en cas de litiges, pour des raisons de sécurité, de conformité ou d’application de la loi.

19.5 Il incombe au client d’exporter et de conserver, avant la résiliation du contrat ou l’expiration du délai d’exportation, les données dont il a besoin pour satisfaire à ses obligations légales, fiscales, douanières, comptables, liées au transport, à l’archivage, à l’audit ou réglementaires. Le client reste responsable de déterminer les délais de conservation applicables et de veiller à ce que les documents exportés ou archivés restent complets, accessibles, lisibles et adaptés aux fins de preuve du client.

20. Confidentialité

20.1 Chaque partie traite les informations confidentielles de manière confidentielle et les utilise exclusivement aux fins du contrat.

20.2 Les informations confidentielles ne peuvent être divulguées qu’aux collaborateurs, sociétés liées, sous-traitants, conseillers, auditeurs, assureurs et bailleurs de fonds qui ont besoin de ces informations dans le cadre du contrat ou à des fins commerciales légitimes et qui sont soumis à des obligations de confidentialité.

20.3 L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui sont accessibles au public sans violation du contrat, qui étaient déjà légalement connues de la partie destinataire, qui ont été développées de manière indépendante et sans utilisation d’informations confidentielles, qui ont été obtenues légalement auprès d’un tiers non soumis à une obligation de confidentialité ou qui doivent être divulguées en vertu de la loi, d’un tribunal ou d’une autorité compétente.

20.4 Les obligations de confidentialité restent en vigueur pendant cinq ans après la résiliation du contrat. Les secrets d’affaires restent protégés tant qu’ils remplissent les conditions requises pour être qualifiés de secrets d’affaires.

21. Conformité, contrôle des exportations et utilisation non autorisée

21.1 Le client respecte l’ensemble des réglementations applicables en matière de sanctions, de contrôle des exportations, de douanes, de conformité commerciale, de lutte contre la corruption et de lutte contre le blanchiment d’argent dans le cadre de l’utilisation du logiciel et des services.

21.2 Le client n’est pas autorisé à utiliser le logiciel ou les services dans ou au profit de pays, personnes, entreprises, marchandises, technologies ou à des fins interdites par les réglementations applicables en matière de sanctions ou de contrôle des exportations.

21.3 Le logiciel et les services ne sont pas destinés à être utilisés dans des systèmes critiques pour la sécurité, des systèmes de maintien des fonctions vitales, des systèmes de ciblage militaires, des installations à haut risque ou d’autres applications dans lesquelles une défaillance pourrait entraîner la mort, des blessures corporelles ou des dommages environnementaux graves, sauf accord contraire expressément stipulé par écrit.

22. Force majeure

22.1 Aucune des parties ne saurait être tenue responsable des retards ou de l’inexécution résultant de circonstances échappant à son contrôle raisonnable, notamment les catastrophes naturelles, la guerre, le terrorisme, les troubles civils, les grèves, les épidémies, pandémies, mesures officielles, coupures d’électricité, pannes d’Internet ou de télécommunications, cyberattaques, défaillances de services tiers, perturbations de la chaîne d’approvisionnement et autres événements de force majeure.

22.2 La partie concernée informe l’autre partie sans délai injustifié et met tout en œuvre pour atténuer les conséquences. Les obligations de paiement relatives aux prestations déjà fournies ne sont pas affectées.

23. Références et marketing

23.1 Le prestataire est autorisé à citer le client comme client de référence et à utiliser le nom et le logo du client dans des listes de clients, des présentations et des supports marketing, sauf opposition écrite du client. Les études de cas détaillées, les communiqués de presse ou les déclarations publiques nécessitent un accord préalable.

24. Cession

24.1 Le client n’est pas autorisé à céder, transférer ou donner en gage le contrat ou les droits qui en découlent sans l’accord écrit préalable du prestataire.

24.2 Le prestataire est autorisé à céder ou à transférer le contrat dans le cadre d'une fusion, d'une réorganisation, d'un transfert d'actifs ou d'une cession de l'activité concernée à une société liée ou à un successeur légal, pour autant que cela ne porte pas atteinte de manière significative aux intérêts légitimes du client.

25. Notifications

25.1 Les notifications légales doivent être envoyées aux adresses indiquées dans le formulaire de commande ou au siège social de la partie concernée. Les communications opérationnelles, les communications d’assistance, les factures, les notifications de service, les notifications de sécurité et les notifications de maintenance peuvent être transmises par e-mail, via le portail d’assistance ou au sein même du logiciel.

25.2 Le client tient à jour ses coordonnées, ses contacts de facturation, ses contacts techniques, ses contacts de sécurité et ses contacts d’escalade.

26. Modifications des présentes CGV

26.1 Le prestataire peut modifier les présentes CGV avec effet pour les renouvellements ou les commandes futurs. Pour les abonnements SaaS en cours, le prestataire peut modifier les présentes CGV si la modification est justifiée et nécessaire en raison de changements juridiques, réglementaires, techniques, liés à la sécurité, opérationnels ou liés au produit, et si elle ne porte pas atteinte de manière significative à la situation contractuelle du client.

26.2 Le prestataire informe le client des modifications substantielles au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. Si la modification porte gravement préjudice au client, celui-ci peut résilier le service concerné à la date d’entrée en vigueur de la modification, en le déclarant par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la notification.

27. Dispositions finales

27.1 Les modifications et ajouts au contrat doivent être consignés par écrit, sauf si le contrat autorise expressément une autre forme. Cette disposition s’applique également à toute renonciation à cette exigence de forme écrite.

27.2 Si une disposition s’avérait nulle ou inapplicable, les autres dispositions resteraient valables. La disposition nulle ou inapplicable sera remplacée par une disposition valable et applicable qui se rapproche le plus possible de l’objectif économique de la disposition initiale.

27.3 Seul le droit matériel suisse s'applique, à l'exclusion des dispositions relatives aux conflits de lois et de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM).

27.4 Le for exclusif est le siège social du prestataire en Suisse, sauf disposition contraire prévue par le droit impératif. Le prestataire peut également faire valoir ses droits au siège social du client ou devant tout autre tribunal compétent.